15. januar 2011
Til Sejlklubbens medlemmer
Referat - ekstraordinær generalforsamling d.4. januar 2011, kl 19:30
Deltagere i "Den ekstraordinære generalforsamling" var udelukkende de 5 medlemmer fra bestyrelsen, der var ingen andre medlemmer var fremmødt!
Der var enighed om, at der ikke behøvedes valg af dirigent for 5 deltagere i denne generalforsamling, hvorfor man gik videre til næste punkt på dagsordnen
- Gennemgang af den nye organisation & ansvarsområder for bestyrelsesmedlemmerne
Generalforsamlingen godkendte organisations- og ansvarsplan for HIS.
Herefter vil HIS vedtægter blive opdateret med punkt 1). Vist nedenfor.
Ønsket er at skabe en klub, hvor funktioner er ligeligt fordelt imellem Sejlklubbens medlemmer og Bestyrelsesmedlemmerne.
Der er således opstillet en række udvalg med deltagelse både fra bestyrelsen og fra de menige interesserede medlemmer.
Organisationsplan:
Bestyrelsens ansvars- og udvalgsarbejde
- Formand
Formanden vælges hvert andet år ved særlig afstemning. Klubben tegnes af formanden.
Ansvarlig overfor kontakt til Hillerød Kommune, Naturstyrelsen, Hillerød Samvirkende Idrætsforeninger, lokale beboer- og grundejerforening.
Formanden udpeger medlem fra bestyrelsen til koordinering af udvalg s arbejdet, hvor denne skal repræsentere klubbens interesser.
Formanden deltager som fast medlem ved møder i Fællesudvalget.
Deltager som koordinator i et af de 6 definerede udvalg.
- Næstformand
Næstformand udpeges ved konstituering.
I formandens forfald indtræder næstformanden i hans sted.
Ansvarlig for udarbejdelse af aktivitetskalender med udgangen af et kalenderår for det næstfølgende kalenderår.
Deltager som koordinator i et af de 6 definerede udvalg."
- Kasserer
Kassereren vælges hvert andet år ved særlig afstemning på den ordinære generalforsamling.
Kassereren fremlægger status for regnskab på bestyrelsesmøder
Kassereren fremlægger på den ordinære generelforsamling klubbens regnskab i.h.t. Vedtægterne
Kassereren udarbejder budget, der godkendes af bestyrelsen, som en del af forberedelsen til den ordinære generalforsamling
Deltager som koordinator i et af de 6 definerede udvalg.
- Sekretær
Sekretær udpeges ved konstituering.
Sekretæren fører protokol over bestyrelsens forhandlinger.
Godkendt protokol fra det senest gennemførte bestyrelsesmøde skal være tilgængelig på hjemmesiden senest forud for det kommende bestyrelsesmøde.
Deltager som fast medlem ved møder i Fællesudvalget.
Deltager som koordinator i et af de 6 definerede udvalg.
- Udvalgsleder
Udvalgslederen udpeges ved konstituering.
Udvalgslederen fører oversigt over hvilke bestyrelsesmedlemmer og klubbens øvrige medlemmer, der indgår i temaudvalg.
Udvalgslederen initierer efter behov møder med de enkelte udvalg. Det skal således tilsikres, at der gennemføres et koordinerende møde i passende tid forud for sæsonstart (standerhejsning) for at koordinere aktiviteter internt i sejlklubben, men også overfor anlæggets brugere.
Udvalgslederen koordinerer båd-materiel-tilsyn og foranstalter udbedringer af defekt materiel,
Deltager som koordinator i et af de 6 definerede udvalg.
- Valg af formand og konstituering af bestyrelsen
Under henvisning til den under pkt.1) vedtagne organisations - & ansvars plan, blev den nuværende næstformand foreslået som ny formand.
Søren Molberg accepterede opstillingen, under den forventning at medlemmerne støtter aktivt op ved deltagelse i de definerede udvalg. Søren blev herefter enstemmigt valgt som formand.<
Som nyt medlem i bestyrelsen blev Rolf David Jensen opfordret til at indtræde,
Rolf accepterede og blev enstemmigt valgt.
Bestyrelsen konstituerede sig herefter således:
| Formand | Søren Molberg |
| Næstformand | Rolf David Jensen |
| Kasserer | Theis Bober |
| Sekretær | Kristian Kaltoft |
| Udvalgsleder | Michael Houlberg |
- Bestyrelsmedlemmernes deltagelse i de vedtagne udvalg:
| Aktivitets - Sikkerheds - & Hjemmeside udvalg | Kristian Kaltoft |
| Trænerudvalg | Theis Bober |
| Bro - & Bygnings udvalg | Rolf David Jensen |
| Båd udvalg | Michael Houlberg |
| Fællesudvalg & kontakt til myndigheder | Søren Molberg |
- Eventuelt
Der var ingen punkter under eventuelt.
- Det kan oplyses at næste bestyrelsesmøde er aftalt til torsdag d 3/3 i klubhuset
- Bestyrelsen planlægger at indkalde til "Fællesmøde for alle medlemmer" i uge 12
På bestyrelsens vegne
SØREN MOLBERG
